Bonjour, chers membres de Planète Casio.

Lors de la dernière AGE qui a eu lieu le 2 août dernier, j'ai annoncé ma démission de mon poste de secrétaire pour dans un mois environ, ce qui nous laisse ce délai pour me trouver un successeur.
Je n'entrerai pas dans les détails de pourquoi je quitte mon poste pour vous dire plutôt en quoi consiste le poste de secrétaire de CreativeCalc ( association qui gère Planète Casio ). Ceci afin que les volontaires aient toutes les cartes en main pour choisir si oui ou non ils sont prêt à porter la casquette.

( le texte ci dessous est tiré du message que m'a envoyé Lephenixnoir pour me passer le flambeau )
Le rôle d'un secrétaire se décline grosso modo comme ceci :

1. Organiser les réunions et définir les points à aborder
Il faut de l'initiative de votre part ici ; traditionnellement les AG annuelles on les fait en février. Le plan classique d'une AG parle du renouvellement des cotisations, de la réélection du bureau, du bilan financier de l'année, du budget de l'année suivante ; de résultat des initiatives prises dans l'année et des plans pour l'année suivante. Après vous affinez selon le contexte spécifique. S'il y a besoin d'une AG plus exceptionnelle ou d'une réunion du Conseil d'Administration (pour parler d'un sujet spécifique par exemple), c'est votre rôle de dire « il serait temps de faire une AG/CA ! ».

2. Assister aux réunions et rédiger les compte-rendus
Le compte-rendu est le truc le plus conséquent dans le cas de CreativeCalc. Vous devrez prendre des notes les plus détaillées possibles pendant la réunion et ensuite écrire le compte-rendu. On les fait en LaTeX . Si vous ne pouvez pas être à une réunion, vous pouvez toujours demander à quelqu'un de prendre des notes, mais vous devrez faire et signer le compte-rendu vous-même. En pratique comme c'est le secrétaire qui organise les réunions, vous pourrez toujours vous débrouiller pour être là (sinon on la déplace).

3. Maintenir les relations avec l'extérieur
Ce point est un élément dont le secrétaire n'a pas trop à se soucier.

Le workflow quand une réunion se produit, le travail du secrétaire devrait consister à peu près en ça :

1. Organiser la réunion (au moins 2 semaines avant, 1 mois c'est bien), définir les points à aborder, créer un Framadate pour fixer la date, contacter les gens sur le forum ou par mail.
2. Assister à la réunion et prendre des notes (papier, texte, enregistrement audio, c'est comme vous préférez )
3. Rédiger et signer le compte-rendu de la réunion (de préférence en LaTeX)
4. Envoyer le fichier final sur le dépôt git de gestion de CreativeCalc
5. Poker un admin, qui mettra à jour le site https://www.creativecalc.fr/

Vous aurez besoin des droits d'accès en écriture sur le dépôt git où se trouvent les fichiers de l'association, qui se trouvent sur le Git de Planète Casio

Pour plus de clarté, voici comment se constitue CreativeCalc:
- Le bureau est constitué du Président (Dark Storm), du trésorier (Nemhardy) et du secrétaire (toi).
- Le conseil d'administration (CA) est constitué du bureau et de membres du conseil d'administrations (Louloux, moi).
- L'association est constituée de membres de façon générale.

Voici donc ce à quoi le secrétaire doit se tenir. Je tiens à préciser quand même que le travail est ponctuel, contrairement à d'autres postes demandant un travail continu et une activité minimale sur le forum.

Voilà ! pour les intéressés, une autre AGE aura lieu dans environ un mois ( date à déterminer ) pour discuter avec les volontaires !

Le compte rendu de l'AGE du 2 août est en fichier joint

Lightmare

Fichier joint